När både arbetsmiljön och teknik utvecklas i ett snabbt tempo utvecklas digitala chefsverktyg som möjliggör gott ledarskap på distans och frigör chefens tid. I det här blogginlägget delar Alice Holmgren, COO på Adligo, med sig av 5 digitala verktyg som hjälper den som leder andra.
1. Tydliggöra och följa upp medarbetarmål
Tillgängliga och tydliga medarbetarmål främjar att varje medarbetare själv tar ansvar för sina mål, och det kan ett digitalt verktyg för målstyrning hjälpa dig som chef med. Du och medarbetaren får en gemensam plattform där ni ser kort- och långsiktiga mål, och planen för att nå dem. Ni blir påminda om vad som ska göras när.
Exempel på hur verktyget kan användas:
- Definiera medarbetarens långsiktiga mål under ett medarbetarsamtal.
- Bryta ner målen i konkreta arbetsuppgifter eller delmål, som ni dokumenterar i verktyget.
- Sätta upp deadlines för arbetsuppgifter och delmål, som hjälper medarbetaren att prioritera.
- Följa upp, ändra och lägga till mål varje månadsavstämning, för att få en översikt över framstegen.
2. Kartlägga verksamhetens lösören
Digitala verktyg för resurskartläggning gör det möjligt för chefer att få en omfattande överblick över såväl materiella som immateriella resurser inom organisationen. Detta inkluderar allt från hårdvara och mjukvara till medarbetares kompetenser, behörigheter och certifieringar. Genom att centralisera denna information blir det enklare att hantera, allokera och optimera användningen av resurser, vilket bidrar till ökad effektivitet och minskade kostnader.
Exempel på hur verktyget kan användas:
- Samla fysiska tillgångar i en digital katalog och koppla dem till rätt medarbetare tillsammans med kvittenser, serienummer och annan viktig information.
- Dokumentera medarbetarnas kompetensområden, behörigheter och certifieringar på ett och samma ställe. Sådant underlättar när ni ska fördela arbetsuppgifter och projekt.
- Identifiera kompetensgap eller överflödiga resurser, och planera utbildningar eller omfördelning av resurser därefter.
- Påminns automatiskt när det är dags att förnya licenser och certifieringar, eller underhålla materiella tillgångar.
3. Kommunicera enkelt med teamet
Digitala kommunikationsplattformar förenklar kommunikationen och samarbetet inom teamet. När alla medarbetare har tillgång till en gemensam kommunikationskanal, där feedback och idéer kan flöda fritt, leder det till ökad transparens och främjar företagskulturen, då information och uppdateringar kan delas snabbt och enkelt – till alla. Det minskar risken för utanförskap, missförstånd och säkerställer att alla är uppdaterade. Likväl som att det blir lättare att följa och interagera med kommunikationen i efterhand, när den inte sker via e-mail eller chatt.
Exempel på hur verktyget kan användas:
- Skapa en organisationsövergripande kommunikationskanal där alla har möjlighet att interagera med varandra.
- Sköt daglig check-in via kommunikationskanalen för att enkelt hålla varandra uppdaterade på pågående projekt och prioriteringar.
- Lägg upp en notis i kanalen vid nya eller uppdaterade viktiga dokument och riktlinjer.
- Använd kommunikationskanalen för att hylla medarbetare och även dela socialt innehåll (t.ex bilder från kontoret) för att bygga en positiv teamkultur.
- Dela material, anteckningar och informationen i korthet i kanalen efter organisationsövergripande möten.
4. Dela kunskap och erfarenheter
I takt med att ett företag växer blir det allt svårare att hålla koll på den kunskap som finns inom organisationen. Det kan gälla information om företaget, era kunder eller hur olika processer ser ut. En digital kunskapsbank samlar all viktig information och gör den lättillgänglig. Genom att samla dokumentation, guider och mallar på ett ställe blir det lättare för alla att ta del av och bygga vidare på befintlig kunskap. Som chef slipper du dessutom svara på samma fråga flera gånger.
Exempel på hur verktyget kan användas:
- Skapa en central databas med vanliga frågor, guider och policydokument.
- Använd plattformen för att dela insikter och lärdomar från avslutade projekt.
- Uppmuntra medarbetare att bidra med eget innehåll och kunskap till databasen.
- Organisera regelbundna kunskapssessioner där innehåll från kunskapsbanken diskuteras och utvecklas.
5. Leda i linje med er vision
Digitala verktyg hjälper chefer att kommunicera och implementera företagets vision och strategi på ett effektivt sätt. Genom att tydliggöra hur varje medarbetares arbete bidrar till företagets övergripande mål, skapas en känsla av sammanhang och syfte.
Exempel på hur verktyget kan användas:
- Använd verktyget för att tydliggöra företagets vision och strategiska mål för alla medarbetare.
- Implementera regelbundna uppföljningar för att säkerställa att målen är uppdaterade och känd av alla medarbetare.
- Använd plattformen för att fira framgångar och erkänna medarbetares bidrag till företagets mål.
- Möjliggör för medarbetare att ge input och idéer som kan bidra till att förbättra och förfina strategin.
